Assistant Administratif – Grade GS5 # 15563 – Fixed Term – Conakry -Guinée- WCAR

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UNICEF Global


L’UNICEF travaille dans plus de 190 pays et territoires pour sauver la vie des enfants, défendre leurs droits et les aider à réaliser leur potentiel, de la petite enfance à l’adolescence.

À l’UNICEF, nous sommes engagés, passionnés et fiers de ce que nous faisons. Promouvoir les droits de chaque enfant n’est pas seulement un travail – c’est une vocation.

L’UNICEF est un lieu où les carrières se construisent : nous offrons à notre personnel diverses possibilités de développement personnel et professionnel qui les aideront à développer une carrière épanouissante tout en accomplissant une mission gratifiante. Nous sommes fiers de notre culture qui aide le personnel à s’épanouir, associée à une rémunération et à des avantages sociaux attrayants.

Visitez notre site web  https://www.unicef.org/guinea/ pour en savoir plus sur ce que nous faisons à l’UNICEF.

 

Pour chaque enfant, un champion

La Guinée est un pays à revenu intermédiaire où la privation des enfants est importante. Avec un indice de développement humain de 0,477, elle se classe 178e sur 189 nations (2019). Depuis 1984, l’UNICEF collabore avec d’autres agences de l’ONU, des organisations à but non lucratif, des organisations confessionnelles, des organisations de jeunes et d’autres partenaires pour soutenir le gouvernement dans ses efforts en faveur du développement de l’enfant. Le programme de pays 2024-2028 comprend des interventions dans les domaines de l’éducation, de la protection, de la santé, de la nutrition, de l’eau et de l’assainissement, ainsi que des programmes de politique sociale. Sur le terrain, à travers les bureaux de zone de Labé, Kankan et Nzérékoré, l’UNICEF assure la mise en œuvre active des programmes à travers le pays, y compris dans les zones les plus reculées.

Le bureau de l’UNICEF en Guinée est à la recherche de collaborateurs engagés et créatifs pour faire une différence durable pour les enfants guinéens.

Sous la supervision et l’orientation du Représentant Adjoint aux Operations, l’Assistant Administratif est chargé d’exécuter différentes tâches administratives, ce qui nécessite une connaissance approfondie des procédures, processus et politiques administratives de l’UNICEF

 

Comment pouvez-vous faire la différence ?

 

 Appuyer à la planification et gestion de la section des opérations

• Assurer la disponibilité d’informations et de données pertinentes, complètes et précises pour la préparation des plans de travail des opérations

• Entreprendre des recherches et effectuer une analyse comparative des données disponible.
• Appuyer au suivi de la mise en œuvre des activités des opérations par rapport aux jalons établis et formuler des recommandations pour améliorer les performances.

• Contribuer à assurer le respect des délais établis.

 

 

Communications et appui au staff

• Faciliter les communications et le flux de travail de la section opérations avec les autres sections du bureau afin d’améliorer l’efficacité et la rapidité des opérations et des résultats.
• Communiquer des informations de routine et des informations non courantes relatives au travail de l’équipe.
• Établir et maintenir des systèmes de classement et de référence traditionnels et numériques ; et s’assurer que les données du sharepoint sont à jour et exacts.

• Informer le personnel international et local concernant les questions administratives en générales, fournir des conseils et assurer un appui administratif, selon les besoins. Assister le personnel international sur les questions administratives relatives aux visas de courtoisie, au permis de conduire, aux logements.

Calendrier / Réunions / Gestion de la correspondance

• Rédiger les procès-verbaux des réunions en veillant à l’exactitude, au souci du détail et à la cohérence.
• Conseiller et assister le personnel dans la gestion du bureau. Organiser et / ou assister aux réunions sur les questions administratives quotidiennes, participer aux discussions sur les nouvelles procédures et pratiques ou leurs mises à jour, mettre en œuvre toute recommandation formulée par le superviseur et en rendre compte.

• Préparer la correspondance, les rapports, les évaluations et les justifications, selon les besoins, sur des tâches administratives générales ou sur des tâches spécialisées pouvant être de nature confidentielle dans le domaine de l’administration.

 

Événements / Logistique

• Appuyer logistiquement à l’organisation des ateliers et conférences en prenant les dispositions logistiques, en dialoguant avec les facilitateurs, les services traiteurs, les organisateurs et les invités. Travailler avec les points focaux des programmes sur les coûts et les besoins pour les différents évènements.
• Préparer les documents de références pour les participants et attacher les documents approuvés sur le sharepoint.
• Préparer et tenir à jour les ordres du jour des réunions et des différents événements de la section opérations.

 

Voyage
• Fournir une assistance pour la préparation des voyages aux staff incluant : la demande de cotation auprès des agences de voyages, l’établissement des bons de commandes des titres de transport, la vérification des exigences des différents pays d’accueil en matière de visa et autres documents requis, la vérification et la certification des autorisations de voyage suivant des règles et politiques de l’organisation. Assurer la liaison avec les agents de voyages pour s’assurer le meilleur service au meilleur prix.
• Extraire, saisir, mettre à jour et vérifier l’exactitude des enregistrements de voyages dans le système VISION afin d’assurer de l’exactitude des données concernant les dépenses de voyage et les déplacements du personnel.

• Participer à la préparation des budgets relatifs aux dépenses de voyage et tenir à jour les plans de voyage et les registres de contrôle budgétaire.

• Surveiller la certification de voyage et rapporter à l’équipe.

 

 Fournitures / équipement

• Prendre en charge la gestion des fournitures administratives, du matériel de bureau et la mise à jour de l’inventaire des équipements du bureau.

• Surveiller et superviser l’utilisation adéquate et appropriée des fournitures. S’assurer que les services et la maintenance des locaux sont conformes aux normes de l’organisation.

• Organiser l’achat et la distribution fournitures de bureau suivant les délais établis.

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur ce poste, veuillez consulter la description complète du poste ici :Download File GJP Administrative Assistant G5 15563.doc

Pour être considéré comme un défenseur de chaque enfant, vous devez…

Qualifications minimales requises :

Formation : Un diplôme de baccalauréat ou équivalent, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires liés au domaine d’activité.

 

– Expérience professionnelle :

 Minimum 5 années d’expérience pertinente dans l’un ou plusieurs des domaines ci-après: administration, protocole, organisation de voyage, logistique.

Expérience dans l’appui aux activités d’innovation dans le domaine de la gestion de l’administration est un atout.

Pour ce poste, un diplôme de licence délivré par un établissement universitaire reconnu dans un domaine pertinent peut remplacer trois années d’expérience professionnelle. Un diplôme master peut remplacer deux années supplémentaires. Cf World Higher Education Database (WHED) Portal

Grande capacité à travailler en équipe et dans un environnement multiculturel
Capacité à organiser et à hiérarchiser les tâches. Avoir une bonne connaissance des logiciels bureautiques habituels (Word, Excel, etc …)

– Exigences linguistiques : Parfaite maîtrise du français. Bonne connaissance de l’anglais de travail.

Atouts :

Expérience dans le système des Nations Unies est un atout certain

 

Pour chaque enfant, vous démontrez…

Les valeurs fondamentales de l’UNICEF, à savoir l’attention, le respect, l’intégrité, la confiance, la responsabilité et la durabilité (CRITAS), sont à la base de tout ce que nous faisons et de la manière dont nous le faisons. Découvrez notre Charte des valeurs : Valeurs de l’UNICEF UNICEF Values

Les compétences de l’UNICEF requises pour ce poste sont…

(1) Construit et entretient des partenariats

(2) Faire preuve de conscience de soi et d’éthique

(3) S’efforcer d’obtenir des résultats pour avoir un impact

(4) Innove et accepte le changement

(5) Gère l’ambiguïté et la complexité

(6) Réfléchit et agit de manière stratégique

(7) Travaille en collaboration avec les autres

Familiarisez-vous avec notre cadre de compétences et ses différents niveaux. our competency framework

L’UNICEF est là pour servir les enfants les plus défavorisés du monde et notre personnel doit refléter la diversité de ces enfants. La famille de l’UNICEF s’est engagée à inclure tout le monde, indépendamment de la race/l’ethnie, de l’âge, du handicap, de l’identité sexuelle, de l’orientation sexuelle, de la religion, de la nationalité, de l’origine socio-économique ou de toute autre caractéristique personnelle. The UNICEF family is committed to include everyone,

Nous proposons un large éventail de mesures visant à inclure une main-d’œuvre plus diversifiée wide range of measures to include a more diverse workforce, telles que le congé parental payé, le congé pour allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées reasonable accommodation for persons with disabilities. L’UNICEF encourage vivement le recours à des modalités de travail flexibles.

 

L’UNICEF n’engage pas de candidats mariés à des enfants (personnes de moins de 18 ans). L’UNICEF applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations unies et de l’UNICEF, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination. L’UNICEF s’engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tous les candidats sélectionnés feront l’objet d’une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents et devront adhérer à ces normes et principes. Le contrôle des antécédents comprendra la vérification des titres universitaires et des antécédents professionnels.

Le contrôle des antécédents comprendra la vérification des titres universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être amenés à fournir des informations supplémentaires pour la vérification de leurs antécédents.

Les nominations à l’UNICEF sont soumises à l’obtention d’un certificat médical.  La délivrance d’un visa par le pays d’accueil du lieu d’affectation est requise pour les postes IP et sera facilitée par l’UNICEF. Les nominations peuvent également être soumises à des exigences d’inoculation (vaccination), notamment contre le SARS-CoV-2 (Covid). Si vous êtes sélectionné(e) pour un poste à l’UNICEF, vous devez soit être vacciné(e) comme requis, soit recevoir une exemption médicale de la part du département concerné de l’ONU. Dans le cas contraire, la sélection sera annulée.

Remarques :

Conformément à l’article 101, paragraphe 3, de la Charte des Nations unies, la considération dominante dans l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes qualités d’efficacité, de compétence et d’intégrité.

L’engagement actif de l’UNICEF en faveur de la diversité et de l’inclusion est essentiel pour obtenir les meilleurs résultats pour les enfants. Pour ce poste, les [Insérer les candidats des groupes sous-représentés ciblés] éligibles et appropriés sont encouragés à postuler.

Les fonctionnaires dont la candidature est envisagée pour un emploi à l’UNICEF sont normalement tenus de démissionner de leur poste avant d’accepter une mission à l’UNICEF. L’UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d’emploi, sans compensation, si un visa ou un certificat médical n’est pas obtenu, ou si les vaccinations nécessaires ne sont pas remplies, dans un délai raisonnable, quelle qu’en soit la raison.

L’UNICEF ne facture pas de frais de dossier à aucun stade de ses processus de recrutement, de sélection et d’embauche (c’est-à-dire au stade de la candidature, de l’entretien, de la validation ou de la nomination et de la formation). L’UNICEF ne demandera pas d’informations sur le compte bancaire des candidats.

L’UNICEF ne facilite pas la délivrance d’un visa et d’une autorisation de travail pour les candidats pour des postes de la catégorie des administrateurs nationaux et des agents des services généraux

Tous les postes de l’UNICEF sont annoncés et seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection. Un candidat interne au niveau du poste dans le domaine fonctionnel concerné, ou un candidat interne/externe dans le groupe de talents correspondant, peut être sélectionné, s’il convient au poste, sans évaluation des autres candidats.

Des informations supplémentaires sur le travail à l’UNICEF sont disponibles ici here.

Advertised: 10 Jun 2024 Greenwich Standard Time
Deadline: 16 Jun 2024 Greenwich Standard Time

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