Associate Protocol Officer

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  • Contract
  • Paris

UNESCO - United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization


OVERVIEW

Post Number : PAX 356

Grade : P-2

Parent Sector : Priority Africa and External Relations Sector (PAX)

Duty Station: Paris

Job Family: External Relations

Type of contract : Fixed Term

Duration of contract : 2 years, renewable

Recruitment open to : Internal and external candidates

Application Deadline (Midnight Paris Time) : 05-AUG-2024

 

UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism

 

OVERVIEW OF THE FUNCTIONS OF THE POST

Sous l’autorité du Sous-Directeur général pour la Priorité Afrique et les Relations extérieures (ADG/PAX), et la supervision directe du Chef du Protocole, le/la titulaire du poste contribue à établir et à renforcer les relations de travail avec les Etats membres et l’Etat hôte de l’UNESCO. Le/la titulaire est le point focal pour le traitement d’un large éventail de questions relatives au statut diplomatique et aux droits en France des membres de toutes les Délégations permanentes auprès de l’UNESCO et des membres du Secrétariat, ainsi que de leurs familles. Le/la titulaire est responsable de l’analyse, de l’étude approfondie et de la vérification des dossiers protocolaires pour transmission à l’Etat hôte. Elle/il assure la liaison avec le ministère des Affaires étrangères de la République française, la Préfecture de Police et les Ambassades accréditées auprès de la France.

 

Le/La titulaire sera chargé/e d’effectuer les tâches suivantes:

  • Rédiger les notes officielles de l’UNESCO pour la délivrance des documents diplomatiques (titre de séjour spécial, carte de résidence, immatriculation diplomatique, visa, etc.) émis par les autorités françaises en faveur des membres des Délégations permanentes ainsi que les membres du Secrétariat. Assurer une liaison quotidienne entre l’UNESCO et les ambassades/consulats ainsi que le ministère des Affaires étrangères de la République française et la Préfecture de Police de Paris pour l’obtention des visas et titres de séjour en France.
  • Contribuer à l’adaptation des procédures internes selon les statuts/dispositions de l’administration française au regard de la Convention de Vienne sur les relations diplomatiques de 1961 et l’Accord de Siège entre l’UNESCO et la France, et le Manuel des ressources humaines de l’UNESCO.
  • Analyser et réviser les soumissions des dossiers au Service des Douanes françaises pour l’obtention des immatriculations des véhicules diplomatiques, carburant et alcool détaxé, du dédouanement des marchandises de propriété de l’UNESCO, du remboursement de la TVA et autres impôts pour les Délégations permanentes auprès de l’UNESCO et le Secretariat.
  • Conseiller et répondre aux demandes formulées sur les questions en provenance des États membres de l’UNESCO, des Délégations permanentes et leurs familles concernant les démarches administratifs en tant que membres du corps diplomatique.
  • Assurer les démarches auprès des ambassades des Etats membres de l’UNESCO pour l’établissement  des visas de voyage pour les missions des membres du Secrétariat de l’UNESCO. Assurer la liaison avec le service concerné des Nations unies pour la délivrance des Laissez-Passer en faveur des membres du personnel concernés. Apporter une expertise technique lors des préparations des conférences et réunions de l’UNESCO à l’étranger, notamment lors des négociations des accords avec les Etats hôtes des évènements.

 

COMPETENCIES (Core / Managerial)
Communication (C)
Accountability (C)
Innovation (C)
Knowledge sharing and continuous improvement (C)
Planning and organizing (C)
Results focus (C)
Teamwork (C)
Professionalism (C)

For detailed information, please consult the UNESCO Competency Framework.
REQUIRED QUALIFICATIONS

 

Formation

  • Diplôme universitaire supérieur (Master ou équivalent) dans les domaines d’expertise de l’UNESCO ou de l’administration, ou autres domaines connexes.
  • Alternativement, un diplôme de premier niveau (ou équivalent) dans les disciplines susmentionnées, combiné à deux (2) années supplémentaires d’expérience professionnelle pertinente, peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur.

Expérience professionnelle

  • Au moins deux (2) années d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine des relations extérieures/internationales, de la coopération internationale et de la diplomatie, ou domaine apparenté, de préférence au sein des agences du système des Nations unies ou d’une organisation internationale, dont une (1) année acquise de préférence au niveau international ou dans un environnement international.

Long Description

Aptitudes & Compétences

  • Connaissance approfondie des relations diplomatiques et des conventions internationales.
  • Capacité à établir et entretenir des relations de travail avec les autorités de l’Etat hôte, les Délégations permanentes, les Ambassades et Consulats.
  • Très bonnes aptitudes en communication orale et écrite.
  • Solides compétences analytiques et de résolution des problèmes.
  • Excellentes compétences de coordination et d’organisation.
  • Discrétion et capacité à travailler en équipe et entretenir de relations de travail efficaces dans un environnement multiculturel.
  • Sens de l’intégrité professionnelle, de l’objectivité, de la confidentialité et de la responsabilité.

Langues

  • Excellente connaissance (écrite et parlée) de l’anglais ou du français et bonne connaissance de l’autre langue.

 

DESIRABLE QUALIFICATIONS

Experience professionnelle

  • Expérience professionnelle acquise dans des environnements de travail multiculturels.
  • Expérience dans le domaine de la coordination et de la planification.

Aptitudes & Compétences

  • Connaissance du mandat, de la vision, de l’orientation stratégique et des priorités de l’Organisation.
  • Connaissance du travail et du fonctionnement général des organisations internationales et/ou du système des Nations Unies.
  • Flexibilité à ajuster son programme de travail en fonction des priorités.
  • Sens de la diplomatie, du tact et de la discrétion.

Languages

  • Connaissance d’autres langues officielles de l’UNESCO (arabe, chinois, espagnol ou russe).

 

BENEFITS AND ENTITLEMENTS

UNESCO’s salaries consist of a basic salary and other benefits which may include if applicable: 30 days annual leave, family allowance, medical insurance, pension plan etc.

The approximate annual starting salary for this post is 81 459 US $.

For full information on benefits and entitlements, please consult our Guide to Staff Benefits.

SELECTION AND RECRUITMENT PROCESS

Please note that all candidates must complete an on-line application and provide complete and accurate information. To apply, please visit the UNESCO Careers website. No modifications can be made to the application submitted.

The evaluation of candidates is based on the criteria in the vacancy notice, and may include tests and/or assessments, as well as a competency-based interview. 

UNESCO uses communication technologies such as video or teleconference, e-mail correspondence, etc. for the assessment and evaluation of candidates.

Please note that only selected candidates will be further contacted and candidates in the final selection step will be subject to reference checks based on the information provided.

Footer

UNESCO recalls that paramount consideration in the appointment of staff members shall be the necessity of securing the highest standards of efficiency, technical competence and integrity. UNESCO applies a zero-tolerance policy against all forms of harassment. UNESCO is committed to achieving and sustaining equitable and diverse geographical distribution, as well as gender parity among its staff members in all categories and at all grades. Furthermore, UNESCO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Candidates from non- and under-represented Member States (last update here) are particularly welcome and strongly encouraged to apply. Individuals from minority groups and indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the highest level of confidentiality. Worldwide mobility is required for staff members appointed to international posts.

UNESCO does not charge a fee at any stage of the recruitment process.

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