Procurement Assistant

NAT
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12 Min Read
  • Contract
  • Dakar

WHO - World Health Organization


OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

Des unites d’appui administratif aux pays (CSU) ont ete creees dans lastructure organisationnelle pour fournir un appui aux responsables de serviceet aux membres du personnel a assumer pleinement leurs responsabilites dansl’environnement du Systeme mondial de gestion (GSM) et garantir le respect despolitiques, procedures, regles et reglements institutionnels sur toutes lesquestions et transactions administratives et financieres dans le contexte d’un systeme de planification des ressources institutionnelles (ERP).

DESCRIPTION OF DUTIES

Sous la supervisiondu charge des operations, Le (la) titulaires’acquitte des fonctions ci-apres :1.Assiste le Bureau pays dans l’elaboration des previsions en approvisionnement du bureau sur la base du plan previsionnel d’approvisionnement. 2 Appui dans la mise enœuvre des activites liees a l’approvisionnement, et peut participer en lieu et place du superviseur a des rencontres avec les fournisseurs ou les differentes unites et programmes.3.Elabore en rapport avec les Unites techniquesconcernees, les documents d’appel d’offres de biens et services du bureau.4.Procedea la publication des appels d’offres du bureau et au contact des fournisseurspour les appels d’offre restreints. Apres une selection de marche, initie lescorrespondances aux fournisseurs ayant soumissionnes aussi bien lesfournisseurs selectionnes que ceux non selectionnes. 6.Traite les requetes d’analyse des couts (Price estimate) pour les achats d’articles et de serviceshors catalogue. Si les prix des articles demandes ne sont pas disponibles, ousi les articles demandes ne sont pas dans le catalogue disponible dans le GSM,le demandeur initie une demande d’estimation de couts a travers le GSM etl’Assistant accorde toute attention au gestionnaire et assiste dans leprocessus (RPE: Request for Price Estimate) ainsi qu’il suit:Enregistrer dans le systeme tous les articles et services qui ne sont pas dansle catalogue pour une estimation des couts; Assiste le Manager aidentifier des fournisseurs pour les biens et/ou services demandes ens’assurant que tous les details sont disponibles pour l’enregistrement dans leGSM. Pour les demandes de service, les pro formas sont demandees en tenantcompte des details requis lies au service, du budget et des dates de livraison.7.Initieles requisitions dans le systeme (GSM)8.Assure le suivi de toutes lesrequisitions soumises et approuvees dans le systeme.9.Effectue les revisionsrequises sur les transactions et ou requisitions dans le GSM10.Initie et met ajour les demandes pour approvisionnement en biens et services; s’assureque les listes des fournisseurs sont envoyees pour leur creation dans lesysteme.11.Assiste le bureau pays, dans le choix, la justification pourl’acceptation de l’offre qui n’est pas la plus economique. 12.En cas de demandede service externe, l’Assistant Procurement appui les Managers dansl’evaluation de la requete, sur la base des politiques de l’OMS.13.Accuse reception des paiements des biens et services dans le GSM.14.Fais le suivi avecl’Unite des Finances pour le reglement des factures des fournisseurs.15.Tient correctement a jour les registres et archives de tous les achats du bureau.16.Gere le processus de creation des fournisseurs et assure l’evaluation trimestriel etannuel des fournisseurs17.Produit les statistiques des achats des biens et services du bureau de maniere trimestrielle; produit le rapport annuelsur les achats de biens et services 18.Le titulaire du poste servira de back uppour les autres membres de l’equipe dans des positions similaires ou non ausein du bureau

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential: Avoir un diplome de fin d’etudes secondaires (Baccalaureat) suivi d’une formation en approvisionnement, Administration commerciale, logistique, ou un domaine lie aux achats
Desirable: Bachelor en approvisionnement, Administration ou en gestion ou un domaine lie aux achats

Experience

Essential: Au moins dix (10) anneesd’experience progressive et pertinente dans le domaine des services d’achat etdes services au sein d’une institution publique ou privee reconnue
Desirable: Experience dans des postes d’appui administrative similaire ou dans le suivi des approvisionnements au sein de l’OMS ou dans une autre agence des Nations Unies est un atout. -Une experience a l’utilisation les systems bases sur Oracle ou un autre systeme similaire a ERP est un atout

Skills

Connaissance des processusd’approvisionnement, des systemes, des regles et reglementsadministratifs; Connaissance de l’utilisation de feuilles de calcul et deprogiciels de base de donnees. Capacite a bien travailler sous pression et arespecter les echeanciers; Capacite d’administrer, d’executer desprocessus administratifs et des transactions; de faire preuve de maitrise et d’actualiser sesconnaissances dans l’utilisation de la technologie moderne de bureau. Capacite a effectuer des travaux de natureconfidentielle et a traiter un grand volume de travail. Capacite a se tenir au courant des changementsdans les procedures et les pratiques, regles etreglements, la structure organisationnelle, dans le Bureau Pays,le groupe organique et l’OMS, pour etreen mesure de briefer et expliquerles procedures aux autres membres du personnel

WHO Competencies

Teamwork
Respecting and promoting individual and cultural differences
Communication
Producing results
Ensuring the effective use of resources

Use of Language Skills

Essential: Expert knowledge of French.
Desirable: Intermediate knowledge of English.

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at XOF 17,327,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

  • This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level
  • Only candidates under serious consideration will be contacted.
  • A written test and/or an asynchronous video assessment may be used as a form of screening.
  • In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.
  • According to article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible.
  • Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.
  • The WHO is committed to creating a diverse and inclusive environment of mutual respect. The WHO recruits and employs staff regardless of disability status, sex, gender identity, sexual orientation, language, race, marital status, religious, cultural, ethnic and socio-economic backgrounds, or any other personal characteristics.
  • Persons with disabilities can request reasonable accommodations to enable participation in the recruitment process. Requests for reasonable accommodation should be sent through an email to [email protected]
  • An impeccable record for integrity and professional ethical standards is essential. WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.
  • WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.
  • WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.
  • WHO also offers wide range of benefits to staff, including parental leave and attractive flexible work arrangements to help promote a healthy work-life balance and to allow all staff members to express and develop their talents fully.
  • The statutory retirement age for staff appointments is 65 years. For external applicants, only those who are expected to complete the term of appointment will normally be considered.
  • Please note that WHO’s contracts are conditional on members of the workforce confirming that they are vaccinated as required by WHO before undertaking a WHO assignment, except where a medical condition does not allow such vaccination, as certified by the WHO Staff Health and Wellbeing Services (SHW). The successful candidate will be asked to provide relevant evidence related to this condition. A copy of the updated vaccination card must be shared with WHO medical service in the medical clearance process. Please note that certain countries require proof of specific vaccinations for entry or exit. For example, official proof /certification of yellow fever vaccination is required to enter many countries. Country-specific vaccine recommendations can be found on the WHO international travel and Staff Health and Wellbeing website. For vaccination-related queries please directly contact SHW directly at [email protected].
  • This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.
  • In case the website does not display properly, please retry by: (i) checking that you have the latest version of the browser installed (Chrome, Edge or Firefox); (ii) clearing your browser history and opening the site in a new browser (not a new tab within the same browser); or (iii) retry accessing the website using Mozilla Firefox browser or using another device. Click this link for detailed guidance on completing job applications: Instructions for candidates

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